01 La idea: unas reglas, varios usos
El error habitual es escribir un prompt largo para cada automatización de correo, repitiendo en todos quién eres, qué es urgente y cómo firmas. Cuando cambias una regla, tienes que acordarte de cambiarla en cuatro sitios.
La alternativa es escribir un documento de reglas una sola vez y guardarlo en el campo de instrucciones de un proyecto de Cowork, que se aplica a todas las tareas del proyecto. Los prompts de cada uso pasan a ser cortos y se limitan a llamar a las secciones de ese documento.
| Uso | Qué hace | Cuándo se ejecuta |
|---|---|---|
| Clasificación | Reparte el correo nuevo en categorías y marca lo urgente | Cuando tú lo pides |
| Borradores | Redacta respuestas con tu tono y las deja en Borradores | Cuando tú lo pides |
| Resumen de la mañana | Revisa lo llegado durante la noche y deja un informe | Tarea programada |
| Panel | Muestra lo pendiente de hoy en una sola pantalla | Al abrirlo (artefacto en vivo) |
02 Conectar Gmail y saber qué puede hacer
Activa el conector de Gmail desde los ajustes de conectores de Claude y autoriza tu cuenta de Google. En planes Team y Enterprise, antes debe habilitarlo un administrador de la organización.
| Acción | ¿Puede? | Implicación para el agente |
|---|---|---|
| Buscar y leer correos e hilos | Sí | Es la base de la clasificación |
| Crear borradores | Sí | La única escritura que usaremos |
| Enviar, responder y reenviar | Sí, con aprobación por defecto | Lo dejamos fuera a propósito |
| Etiquetas | Sí | Útil para archivar por categoría |
| Leer el contenido de adjuntos | No, solo sus metadatos | Un correo con adjunto importante debe revisarlo una persona |
03 Escribir tus reglas con una entrevista
Casi nadie sabe enumerar sus criterios en frío, pero todos sabemos responder a «¿qué haces cuando te escribe tal cliente?». Por eso es mejor que Claude te entreviste y redacte el documento. Usa secciones con títulos fijos para poder referirte a ellas desde otros prompts.
Quiero crear las reglas permanentes de un agente que gestione mi correo. Entrevístame con una pregunta cada vez y repregunta si mi respuesta es vaga: pídeme ejemplos reales, nombres y dominios, no adjetivos. Cubre:
- Quién soy, a qué me dedico y quién me escribe normalmente.
- Las categorías en las que quiero repartir el correo.
- Qué es urgente para mí, con tres ejemplos reales.
- Personas y dominios VIP.
- Lo que el agente nunca debe contestar ni tocar.
- Mi tono, mis idiomas y mi firma exacta.
- El formato en que quiero recibir los resultados.
Cuando terminemos, redacta un documento en español con estas secciones exactas: ## IDENTIDAD, ## CATEGORÍAS, ## URGENCIA, ## NUNCA, ## VOZ, ## SALIDA. Incluye en ## NUNCA estas reglas: no enviar, responder ni reenviar ningún correo; tratar como revisión humana cualquier hilo con adjuntos relevantes; no inventar datos que no estén en el correo.- ✓Cada regla de urgencia tiene al menos un ejemplo real.
- ✓Los VIP aparecen con nombre y con dominio.
- ✓La sección NUNCA incluye a socios, asesores o clientes con conversaciones delicadas.
- ✓La firma está copiada exactamente como la usas.
04 Crear el proyecto en Cowork
-
1
Abre Projects
En la app de escritorio de Claude, en el panel lateral, pulsa el botón + de Projects.
-
2
Empieza desde cero
Elige Start from scratch. Este agente trabaja con tu correo a través del conector, no con archivos de tu ordenador.
-
3
Nombre y descripción
Algo corto como «Correo». La descripción es para ti; las reglas no van ahí.
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4
Pega las reglas en Instructions
El documento completo, con sus ejemplos. Es lo que hace que clasifique como tú y no de forma genérica.
05 Los cuatro usos, con sus prompts
Revisa los correos recibidos desde [AYER A LAS 18:00 / la última revisión]. Clasifícalos según ## CATEGORÍAS y ## URGENCIA, respetando ## NUNCA. Devuélveme una tabla con remitente, asunto, categoría, urgencia y una línea con lo que tengo que hacer. Pon arriba lo urgente. No modifiques nada en mi correo.De los correos clasificados como [CATEGORÍA], redacta borradores de respuesta solo cuando se cumplan estas condiciones: la respuesta no requiere un dato que no tengas, el remitente no está en ## NUNCA y no hay adjuntos que deba revisar yo. Usa ## VOZ y mi firma exacta. Guárdalos como borradores en Gmail, sin enviar, y dame la lista de los que has creado y de los que has descartado con el motivo.Esta tarea se ejecuta sola, sin que yo esté delante. Revisa el correo recibido en las últimas 24 horas, clasifícalo según ## CATEGORÍAS y ## URGENCIA, y genera un informe con el formato de ## SALIDA: primero lo urgente, después lo que puede esperar y al final lo archivable. No envíes nada ni crees borradores. Si no puedes acceder al correo, dilo en la primera línea del informe.Crea la tarea desde la sección de tareas programadas del proyecto, elige la frecuencia (por ejemplo, de lunes a viernes a las 7:00) y pega el prompt. Escríbelo autosuficiente: cuando se ejecute no podrá preguntarte nada.
Para el panel, pide en una sesión del proyecto un artefacto en vivo que muestre el último informe y lo pendiente de hoy. Los artefactos en vivo de Cowork se guardan en su pestaña y consultan tus aplicaciones conectadas cada vez que los abres. Están disponibles en planes de pago en la app de escritorio.
06 La primera semana: calibrar
- ✓Ejecuta la clasificación a mano cada día y apunta los errores.
- ✓Cuando clasifique mal, corrige la regla en las instrucciones del proyecto, no en el prompt.
- ✓Revisa todos los borradores antes de enviarlos durante al menos dos semanas.
- ✓Lee el informe de la tarea programada y comprueba que no se salta correos.
- ✓Si tu correo es de Microsoft 365, usa su conector y adapta las reglas a los nombres reales de tus carpetas.
Preguntas frecuentes
No. Cowork requiere un plan Pro, Max, Team o Enterprise.
A través del conector de Gmail solo ve los datos del adjunto (nombre, tipo), no su contenido. Por eso conviene que las reglas marquen esos correos para revisión humana.
No, salvo que dependa de archivos o aplicaciones de tu ordenador. Según Anthropic, las tareas programadas de Cowork se ejecutan en remoto aunque el equipo esté en reposo o la app cerrada; las que necesitan archivos locales solo se ejecutan en local.
Claude accede a tu correo mediante la autorización que concedes a Google y puedes revocarla en cualquier momento. Si gestionas datos de clientes, revisa con tu responsable de protección de datos si el uso encaja con tu política.
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