01 Por qué empezar por las preguntas y no por la herramienta
Muchas empresas empiezan su proyecto de IA comprando: un ordenador potente, una suscripción, una plataforma de automatización. Unas semanas después tienen herramientas que nadie usa. El motivo casi nunca es técnico: la IA no conoce tu negocio y no puede deducir cómo trabajas si ni siquiera está escrito.
Automatizar un proceso confuso solo produce confusión más rápida. Por eso este método empieza por entender y simplificar, y deja la tecnología para el final. Todo lo que necesitas es Claude en el navegador, que funciona en cualquier ordenador.
| Pregunta | Qué obtienes |
|---|---|
| 1. ¿Qué produce de verdad el resultado? | Los pasos que generan ventas o entregas, separados de las costumbres. |
| 2. ¿Dónde está escrito? | Un documento de proceso que cualquiera (y cualquier IA) puede leer. |
| 3. ¿Qué debería desaparecer? | La lista de pasos que no aportan nada al cliente ni al negocio. |
| 4. ¿Cuál es la versión más simple que funciona? | El proceso limpio, con responsables y momentos claros. |
| 5. ¿Dónde encaja la IA? | Un plan por fases ordenado por impacto y esfuerzo. |
02 1. Qué produce de verdad el resultado
Elige un solo proceso: captar clientes, preparar presupuestos, atender incidencias, facturar. Lo útil es reconstruirlo desde el final, desde el momento en que el cliente paga o recibe lo que compró, hacia atrás. Así aparecen los pasos que importan y los que solo están porque siempre se hicieron.
Quiero entender a fondo un proceso de mi empresa antes de decidir si uso IA en él. Actúa como un consultor de operaciones con experiencia en pymes, directo y sin adornos.
Empresa: [a qué te dedicas, a quién vendes y cómo cobras]
Proceso: [nombre del proceso que quieres analizar]
Entrevístame con una o dos preguntas cada vez y espera mi respuesta. Empieza por el resultado final (cobro, entrega o cierre) y retrocede paso a paso hasta el primer contacto. Pregunta quién hace cada cosa, con qué herramienta y cuánto tarda. Si detectas un paso que parece costumbre más que necesidad, señálalo.03 2. Dónde está escrito
Si el proceso solo vive en tu cabeza o en la de un empleado, ni una persona nueva ni una IA pueden ayudarte. Convierte la entrevista en un documento breve. No hace falta un manual: una página bien ordenada vale más que veinte desordenadas.
Con todo lo que te he contado, redacta el documento del proceso en Markdown con este formato: objetivo en una frase; tabla con número de paso, qué se hace, quién lo hace, herramienta usada y tiempo aproximado; y una lista final de datos o documentos que entran y salen del proceso.
No rellenes huecos con suposiciones: donde falte información, escribe [PENDIENTE: qué falta]. Redáctalo para que lo entienda alguien que empieza mañana.04 3 y 4. Quitar lo que sobra y simplificar
Ahora toca recortar. Cada paso tiene que justificar su existencia: o el cliente lo nota, o lo exige la ley, o evita un error caro. Lo demás es candidato a desaparecer. Después, junta pasos, elimina esperas y traspasos innecesarios y deja claro quién hace qué y cuándo.
Aquí está el documento de mi proceso: [pega el documento].
Primero, revisa cada paso y clasifícalo como: imprescindible para el cliente, obligatorio por ley o control, útil pero mejorable, o prescindible. Justifica cada clasificación en una línea y no suavices las conclusiones.
Después, propón la versión más sencilla que mantenga los mismos resultados: menos pasos, menos traspasos entre personas y menos esperas. Entrégala numerada, con responsable y momento de cada paso, y añade al final una tabla «antes / después» con número de pasos, personas implicadas y tiempo total estimado.05 5. Dónde encaja la IA
Con el proceso simplificado, la pregunta deja de ser «¿qué puedo hacer con IA?» y pasa a ser «¿en qué paso concreto me ahorra tiempo o errores?». Los mejores candidatos suelen ser tareas repetitivas con texto: redactar respuestas, clasificar solicitudes, extraer datos de documentos, preparar borradores o resumir información.
Este es mi proceso ya simplificado: [pega la versión final].
Herramientas que uso hoy: [correo, hojas de cálculo, CRM, WhatsApp Business, programa de facturación…]
Lo que más tiempo nos quita: [describe la tarea más pesada]
Restricciones: [presupuesto, conocimientos técnicos, datos sensibles que no pueden salir de la empresa]
Analiza el proceso paso a paso y dime:
1. Qué pasos se benefician de la IA, ordenados por impacto y esfuerzo.
2. Qué puedo hacer ya mismo con Claude en el navegador, sin instalar nada.
3. Qué requeriría Claude Code, conectores o una automatización, y por qué.
4. Qué no merece la pena automatizar todavía.
5. Riesgos: datos personales, errores que habría que revisar a mano, dependencia de una herramienta.
Termina con un plan en tres fases (esta semana, este mes, este trimestre) y la primera acción concreta para hoy.06 Convertirlo en un método repetible
Cuando el plan incluya tareas que trabajan con tus archivos (hojas de cálculo, plantillas, carpetas de documentos), Claude Code es el siguiente paso: lee y crea archivos en tu ordenador y puede usarse desde la aplicación de escritorio sin tocar el terminal. Si prefieres el terminal, el instalador oficial es una línea.
curl -fsSL https://claude.ai/install.sh | bashQuiero convertir este método de análisis de procesos en una skill de Claude Code llamada diagnostico-proceso, guardada en .claude/skills/diagnostico-proceso/SKILL.md.
La skill debe: entrevistarme sobre un proceso empezando por el resultado final; ir guardando el documento en procesos/[nombre].md; clasificar los pasos y proponer una versión simplificada; y cerrar con un plan de IA en tres fases. Debe preguntar siempre antes de inventar datos.
Enséñame el contenido del SKILL.md antes de crearlo y explícame cómo invocarla la próxima vez.Preguntas frecuentes
No. Claude funciona en el navegador de cualquier ordenador y la capacidad de cálculo está en la nube. Solo tendría sentido un equipo potente si quieres ejecutar modelos en local por motivos de privacidad.
Por uno que se repita a menudo, que consuma horas de alguien y cuyo resultado sea fácil de comprobar: presupuestos, respuestas a consultas frecuentes o preparación de informes suelen ser buenos candidatos.
Revisa antes tu política de protección de datos y el plan que usas. Para empezar, trabaja con datos anonimizados o de ejemplo y deja los datos reales para cuando tengas claro el tratamiento y las condiciones del servicio.
Cuando cambie el proceso, entre personal nuevo o pasen unos meses desde la automatización. Un proceso documentado se desactualiza si nadie lo revisa.
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