≡En resumen
- Con software basado en web pagas por usar un servicio, no por poseer un programa: el contrato importa tanto como las funciones.
- Las ventajas (sin instalación, actualizaciones automáticas, acceso desde cualquier lugar) tienen como contrapartida la dependencia del proveedor.
- Los datos que introduces son tuyos, pero solo si el contrato garantiza que puedes exportarlos en un formato útil.
- Si el servicio trata datos personales de tus clientes o empleados, necesitas un contrato de encargado del tratamiento conforme al RGPD.
- El Data Act europeo obliga a los proveedores de servicios de tratamiento de datos a facilitar el cambio y elimina los cargos por cambio desde enero de 2027.
01 ¿Qué es el web-based software?
Si quieres repasar los tipos de programas y licencias en general, lo explicamos en la ficha de qué es el software y sus tipos. La perspectiva técnica, cómo se construye una aplicación que se ejecuta en el navegador, está en la de web-based application. Esta página se centra en el punto de vista de quien lo compra.
02 Modelos de software basado en web
| Modelo | Quién lo aloja y mantiene | Cómo se paga | Ejemplo típico |
|---|---|---|---|
| SaaS multi-cliente | El proveedor, con una única instalación para todos los clientes | Suscripción por usuario, uso o plan | CRM, correo, facturación, gestión de proyectos |
| SaaS dedicado o privado | El proveedor, con una instancia separada para ti | Suscripción más alta o contrato anual | Plataformas para grandes cuentas o sectores regulados |
| Web autoalojada | Tú, en tu servidor o nube, con software de un tercero u open source | Licencia o gratis, más hosting y mantenimiento | CMS, ERP open source, intranets |
| Aplicación web a medida | Tú o tu proveedor de desarrollo, con código propiedad tuya | Proyecto de desarrollo más mantenimiento | Portales de cliente, herramientas internas |
Si quieres ver cómo se organizan las empresas que venden este tipo de producto, tienes una recopilación de ejemplos de SaaS con sus modelos de negocio.
03 Ventajas e inconvenientes para una empresa
| Ventajas | Inconvenientes |
|---|---|
| Sin instalación ni servidores propios: se empieza a usar en minutos | Dependes de la conexión a Internet y de la disponibilidad del proveedor |
| Actualizaciones y parches de seguridad incluidos | Los cambios llegan cuando el proveedor decide, aunque no te convengan |
| Coste inicial bajo y previsible por usuario o plan | A largo plazo la suscripción puede superar el coste de una solución propia |
| Acceso desde cualquier dispositivo y ubicación | Tus datos quedan en infraestructura de un tercero, a veces fuera de la UE |
| Escala subiendo de plan, sin comprar hardware | Personalización limitada a lo que permite la configuración |
| Integraciones listas con otras herramientas | Salir del proveedor puede ser caro si los datos no se exportan bien (lock-in) |
04 Propiedad de los datos y RGPD: el proveedor como encargado
Cuando un software basado en web guarda datos personales de tus clientes, empleados o pacientes, tú sigues siendo el responsable del tratamiento y el proveedor actúa como encargado del tratamiento. El artículo 28 del RGPD exige que esa relación se regule en un contrato con un contenido mínimo. En España lo completa la Ley de Protección de Datos (LOPDGDD).
- ✓Contrato o anexo de encargado del tratamiento (DPA) firmado, con objeto, duración y tipo de datos.
- ✓Lista de subencargados (hosting, correo, soporte) y aviso previo si cambian.
- ✓Ubicación de los servidores y, si hay transferencias fuera del Espacio Económico Europeo, la garantía que las ampara.
- ✓Medidas de seguridad descritas: cifrado, control de accesos, copias de seguridad.
- ✓Plazo y forma de notificarte una brecha de seguridad.
- ✓Qué pasa con los datos al terminar: devolución, supresión y certificado de borrado.
05 Cláusulas de salida y Data Act: cómo evitar el lock-in
El Reglamento de Datos de la UE (Data Act, Reglamento (UE) 2023/2854), aplicable desde el 12 de septiembre de 2025, incluye normas para que los clientes de servicios de tratamiento de datos, incluido el SaaS, puedan cambiar de proveedor. Según la Comisión Europea, durante los tres primeros años los proveedores solo pueden cobrar los costes reales del cambio, y a partir del 12 de enero de 2027 desaparecen por completo los cargos por cambio y por salida de datos.
-
1
Plazo de preaviso
Comprueba el preaviso para rescindir; el Data Act fija un máximo de dos meses para iniciar el cambio.
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2
Periodo de transición
Pide por escrito cuánto tiempo seguirá funcionando el servicio mientras migras; la regla general del Data Act es de 30 días naturales.
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3
Exportación
Especifica formatos, alcance (datos, metadatos, adjuntos) y ventana para descargarlos tras el fin del contrato.
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4
Costes
Identifica cualquier tarifa de salida o de extracción de datos y si está permitida según la fecha.
-
5
Continuidad
Revisa qué ocurre si el proveedor cierra o es adquirido: aviso, exportación garantizada y, en software crítico, acuerdos de depósito.
06 Cómo evaluar un software basado en web antes de contratarlo
Disponibilidad
Acuerdo de nivel de servicio (SLA) con porcentaje de disponibilidad, compensaciones y página de estado pública.
Seguridad
Autenticación en dos pasos, registro de accesos, cifrado y certificaciones o auditorías independientes.
Integraciones
API documentada, webhooks y conectores con tu CRM, ERP o herramientas de automatización.
Precio total
Coste por usuario a tres años, módulos de pago aparte, límites de uso y subidas de precio pactadas.
Soporte
Idioma, horario, canales y tiempos de respuesta por gravedad.
Hoja de ruta
Si el producto evoluciona hacia lo que necesitas o si tendrás que adaptarte tú.
Una empresa de 40 personas contrata una herramienta que cuesta X euros por usuario y mes. En tres años paga 40 × 36 × X, más módulos extra. Hacer esa multiplicación, en lugar de mirar solo el precio mensual, es lo que permite comparar con una alternativa autoalojada o a medida.
07 Del lado del proveedor: si quieres crear tu propio SaaS
Todo lo anterior es también la lista de lo que te exigirán tus clientes si eres tú quien vende el software: contrato de encargado, exportación de datos, SLA, seguridad y un proceso de salida limpio conforme al Data Act. Lo diseñamos desde la arquitectura en nuestros proyectos de desarrollo de software SaaS, y cuando el objetivo es una herramienta interna en lugar de un producto, en proyectos de desarrollo web a medida.
Preguntas frecuentes sobre Web-based Software
Significa software basado en web: un programa que se usa desde el navegador y se ejecuta en servidores remotos, sin instalarlo en tu equipo.
No exactamente. SaaS es el modelo comercial más común del software basado en web, en el que el proveedor lo opera y lo cobras por suscripción, pero también existe software web autoalojado o a medida.
Normalmente el cliente, según el contrato. En la práctica, esa titularidad solo es útil si puedes exportar los datos completos y en un formato estándar.
Sí, cuando trata datos personales por cuenta de tu empresa. El RGPD exige firmar un contrato de encargado con el contenido del artículo 28.
Hasta el 12 de enero de 2027 el Data Act solo permite cobrar los costes del cambio; a partir de esa fecha los cargos por cambio y por salida de datos quedan eliminados.
Se empieza a usar sin instalación, incluye actualizaciones, se accede desde cualquier dispositivo y el coste inicial es bajo. La contrapartida es la dependencia del proveedor.
Correo y ofimática en la nube, CRM, programas de facturación online, gestores de proyectos, plataformas de e-commerce y herramientas de videoconferencia en el navegador.
Dependencia de la conexión y del proveedor, cambios de producto o de precio que no controlas, personalización limitada y riesgo de quedar atrapado si los datos no se exportan bien.
Fuentes consultadas
Sobre el autor
Germán Gutiérrez
Development Manager en appyweb
Dirige el equipo de desarrollo de appyweb: aplicaciones web y móviles, SaaS, integraciones y arquitectura de software.
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