≡En resumen
- CRM, programa de gestión (ERP o back office), GDS y motor de reservas son herramientas distintas que se complementan.
- En España, el programa de gestión debe aplicar el régimen especial de IVA de las agencias y adaptarse a Verifactu.
- Para captar y seguir clientes puedes usar un CRM generalista con plan gratuito o el módulo CRM de tu programa de gestión.
- Lo decisivo al elegir son las integraciones con tus proveedores, la facilidad de uso y el coste por usuario.
- Si tu forma de trabajar no encaja en ninguna herramienta, un desarrollo a medida puede conectar las piezas.
01 Qué es un CRM para agencias de viajes (y qué no es)
Un CRM es la herramienta donde guardas todo lo que sabes de cada cliente: datos de contacto, viajes anteriores, preferencias, presupuestos enviados y conversaciones. En una agencia de viajes sirve para responder rápido, no perder oportunidades y volver a vender a quien ya confió en ti.
El problema es que en el sector se llama «CRM» a casi cualquier software. Conviene separar las piezas, porque una agencia suele necesitar varias y no todas hacen lo mismo. Cuando ninguna encaja del todo, el desarrollo de aplicaciones web a medida permite unirlas en un mismo flujo.
| Herramienta | Para qué sirve | Ejemplos |
|---|---|---|
| CRM de ventas | Captar leads, seguir presupuestos y fidelizar viajeros | SendPulse CRM, HubSpot, Zoho CRM |
| Programa de gestión (back office) | Expedientes, facturación, contabilidad e IVA del sector | GIAV |
| GDS | Acceso profesional a vuelos, hoteles y coches de todo el mundo | Amadeus |
| Consolidador aéreo | Emisión de billetes y tarifas para agencias | Servivuelo |
| Portal B2B de proveedor | Reservar producto de un proveedor con comisión | Expedia TAAP |
| Motor de reservas | Vender online o combinar servicios en una sola reserva | Juniper, Travel Compositor |
02 Qué debe tener un buen software para agencias de viajes
Antes de mirar marcas, define qué necesitas resolver. Una agencia vacacional con dos personas no tiene las mismas prioridades que un mayorista o una agencia de viajes de empresa. Esta lista te sirve de base para comparar:
- ✓Gestión de expedientes: presupuesto, reserva, cobros, documentación y facturación del viaje.
- ✓Aplicación del régimen especial de IVA de las agencias de viajes.
- ✓Facturación adaptada a Verifactu y, si aplica, al SII.
- ✓Integración con tus proveedores: mayoristas, GDS, consolidadores y bancos de camas.
- ✓Ficha de cliente con historial, preferencias y documentación.
- ✓Comunicación por email y WhatsApp desde la propia herramienta.
- ✓Informes de ventas, márgenes y rendimiento por agente.
- ✓Acceso en la nube, copias automáticas y control de permisos por usuario.
- ✓Cumplimiento del RGPD en el tratamiento de datos de viajeros.
03 Comparativa de software y CRM para agencias de viajes
Esta tabla resume las herramientas más citadas por las agencias españolas, agrupadas por lo que hacen. No compiten todas entre sí: lo habitual es combinar un programa de gestión, un CRM y una o varias plataformas de reserva.
| Herramienta | Tipo | Para quién | Destaca por |
|---|---|---|---|
| GIAV (Gesintur) | Programa de gestión en la nube | Agencias españolas de cualquier tamaño | IVA del sector, Verifactu, integraciones y CRM integrado |
| SendPulse CRM | CRM de ventas y mensajería | Agencias que venden por WhatsApp y redes | Plan gratuito y chats integrados |
| HubSpot CRM | CRM generalista | Agencias con foco en marketing | Plan gratuito y ecosistema de marketing |
| Zoho CRM | CRM generalista | Equipos pequeños | Edición gratuita hasta 3 usuarios |
| Amadeus Selling Platform Connect | GDS en la nube | Agencias acreditadas | Contenido global de vuelos, hoteles, coches y trenes |
| Servivuelo | Consolidador aéreo B2B | Agencias que venden vuelos | Tarifas GDS, NDC y low cost en una búsqueda |
| Expedia TAAP | Portal B2B de proveedor | Agencias que venden alojamiento y paquetes | Inventario de Expedia con comisión |
| Juniper Booking Engine | Motor de reservas y distribución | Mayoristas, receptivos y OTA | Conexiones XML con cientos de proveedores |
| Travel Compositor | Plataforma de reservas multiproducto | Agencias y turoperadores | Combinar servicios de varios destinos en una reserva |
04 GIAV: programa de gestión para agencias de viajes
GIAV, de Gesintur, es un software para agencias de viajes en la nube pensado para el mercado español. Funciona como back office: organiza cada viaje en un expediente y lleva desde ahí la facturación, la contabilidad y los impuestos, con un módulo CRM y firma digital integrados. Gesintur lleva más de 20 años especializado en el sector turístico.
Fiscalidad del sector
Aplica automáticamente los regímenes de IVA de las agencias de viajes y está adaptado a Verifactu y al SII, según el fabricante.
Integraciones
Más de 100 conexiones con sistemas externos, incluidas webs de mayoristas, GDS, contabilidad y email marketing.
Productividad
Acceso único a varios mayoristas, consolidador de hoteles, procesos por lotes y expediente exprés.
CRM y firma
Gestión de clientes integrada y firma digital a distancia mediante un prestador de confianza.
| Plan | Precio por licencia |
|---|---|
| Estándar | 14,50 € al mes |
| Avanzado | 32,50 € al mes |
| Premium | 44,50 € al mes |
05 CRM de ventas: SendPulse, HubSpot y Zoho
Si lo que te falta es orden comercial (leads que se pierden, presupuestos sin seguimiento, conversaciones repartidas entre el móvil de cada agente), un CRM de ventas es la pieza que necesitas. El sistema CRM de SendPulse, por ejemplo, reúne en un mismo lugar los contactos, los embudos de venta y las conversaciones de WhatsApp, Telegram, Instagram y Messenger, y crea oportunidades automáticamente a partir de los chatbots.
| CRM | Plan gratuito | Lo más útil para una agencia |
|---|---|---|
| SendPulse CRM | Hasta 5 usuarios invitados y 2 embudos de venta | Chats de WhatsApp y redes en la ficha del cliente |
| HubSpot CRM | Sí, con límites de usuarios y funciones | Formularios, email y seguimiento de negocios |
| Zoho CRM | Hasta 3 usuarios | Módulos personalizables y apps móviles |
Un viajero escribe por WhatsApp pidiendo un viaje a Japón. El chatbot recoge fechas, presupuesto y número de personas, y crea la oportunidad en el CRM asignada a una agente. Ella envía el presupuesto, el CRM le recuerda hacer seguimiento a los tres días y, cuando el cliente acepta, el expediente pasa al programa de gestión para reservar y facturar. Si quieres automatizar esa primera conversación, un chatbot de WhatsApp para empresas puede atenderla a cualquier hora.
06 Plataformas de reserva y contenido
La otra mitad del software de una agencia es de dónde saca el producto. Aquí no eliges una herramienta, sino una combinación según lo que vendes: vuelos, alojamiento, paquetes o viajes a medida.
Amadeus
Su Selling Platform Connect es un punto de venta en la nube que da acceso al GDS de Amadeus: vuelos, hoteles, coches, trenes y seguros. Requiere acuerdo comercial con Amadeus.
Servivuelo
Consolidador aéreo español para agencias, con tarifas publicadas GDS y NDC, tarifas negociadas y aerolíneas low cost en una sola búsqueda.
Expedia TAAP
Programa de Expedia para agencias: reservas de alojamiento, vuelos, coches y actividades desde un portal, con comisiones que varían por país y producto.
Juniper
Empresa de Palma fundada en 2003 cuyo Booking Engine usan receptivos, mayoristas y OTA para comprar y vender producto turístico.
Travel Compositor
Plataforma mallorquina, parte del grupo Travelsoft, con motores de reserva para combinar servicios de varios destinos en una sola reserva.
07 Motor de reservas para agencias de viajes: qué es y qué pedirle
Un motor de reservas es el módulo que permite vender directamente desde la web de la agencia: el viajero busca fechas y destino, ve disponibilidad y precio en tiempo real, reserva y paga sin pasar por el mostrador. Por detrás, el motor consulta a los proveedores conectados (bancos de camas, consolidadores, mayoristas o tu propio producto) y devuelve resultados con tu margen aplicado.
Hay dos usos habituales. El motor B2C se integra en la web pública para que vendas a particulares las 24 horas. El B2B da acceso a otras agencias o colaboradores, con sus propias tarifas y comisiones. Muchas agencias empiezan con uno de los dos y añaden el otro cuando crecen.
- ✓Qué proveedores puede conectar y si incluye los que ya usas, o si cada conexión nueva tiene coste.
- ✓Si combina vuelo, hotel y servicios en un mismo paquete (paquetes dinámicos) o solo vende productos sueltos.
- ✓Pasarela de pago integrada, pagos fraccionados y depósitos, con autenticación reforzada del cliente.
- ✓Si cada reserva crea el expediente en tu programa de gestión o hay que copiarla a mano.
- ✓Varios idiomas y monedas si vendes a viajeros de fuera.
- ✓Si se integra en tu web con tu diseño o se abre en una ventana ajena (iframe), que no ayuda al SEO de tus páginas de destino.
- ✓Modelo de precio: cuota fija, comisión por reserva o una combinación de ambas.
08 Cómo elegir el software de tu agencia paso a paso
-
1
Dibuja tu proceso
Anota cómo entra un cliente, cómo se presupuesta, reserva, cobra y factura. Ahí verás dónde se pierde tiempo.
-
2
Separa imprescindibles y deseables
Fiscalidad y Verifactu son imprescindibles; un portal de clientes puede ser deseable.
-
3
Lista tus proveedores
Comprueba qué herramientas se integran con los mayoristas, GDS y consolidadores con los que ya trabajas.
-
4
Pide demos con casos reales
Haz que te enseñen tus expedientes típicos, no los de la presentación comercial.
-
5
Calcula el coste total
Licencias por usuario, módulos extra, integraciones de pago y horas de formación.
-
6
Planifica la migración
Cómo pasarás clientes y expedientes abiertos, y quién formará al equipo.
Si al terminar el proceso ninguna combinación resuelve tu forma de trabajar, esa es la señal para valorar una solución propia.
09 Cuándo compensa un desarrollo a medida
El software estándar cubre bien lo común. Pero hay agencias con procesos muy propios: un receptivo que combina excursiones y traslados, una agencia de grupos escolares o una de viajes de aventura con proveedores locales que no están en ningún GDS. En esos casos, adaptar el negocio a la herramienta sale caro en horas.
Conectar lo que ya usas
Integrar el programa de gestión, el CRM y la web para que los datos no se copien a mano.
Portal de clientes
Un área donde el viajero ve su documentación, pagos pendientes e itinerario.
Producto propio
Si resuelves un problema común a otras agencias, convertirlo en un servicio de suscripción.
Nuestro enfoque es no reinventar lo que ya funciona: mantener tu programa de gestión y conectar a su alrededor lo que falta a través de su API. Y si la herramienta que construyes puede servir a otras agencias, un proyecto de desarrollo de software SaaS te permite venderla por suscripción; en nuestra guía sobre cómo crear un SaaS explicamos los pasos.
10 Errores frecuentes al elegir un CRM para agencias de viajes
- ✓Elegir por el precio de la licencia sin contar integraciones, módulos y formación.
- ✓Comprar un CRM generalista y esperar que facture con el régimen de IVA de las agencias.
- ✓No comprobar la integración con los proveedores con los que trabajas cada día.
- ✓Dejar la migración de datos para el final y encontrarse con clientes duplicados.
- ✓No formar al equipo: un CRM que no se rellena no sirve para nada.
- ✓Olvidar el RGPD al importar bases de datos de clientes antiguos.
Preguntas frecuentes
Es la herramienta que centraliza los datos de cada viajero, sus presupuestos, reservas y conversaciones para hacer seguimiento comercial y fidelizar. Puede ser un CRM generalista o el módulo CRM de un programa de gestión del sector.
Muchas utilizan programas de back office específicos del sector, como GIAV, porque aplican el régimen especial de IVA de las agencias y la normativa de facturación española. Se combinan con GDS, consolidadores y portales de proveedores.
Hay CRM generalistas con planes gratuitos, como SendPulse, HubSpot o Zoho, útiles para ordenar las ventas. No sustituyen a un programa de gestión porque no facturan con la fiscalidad del sector.
El GDS, como Amadeus, sirve para buscar y reservar vuelos, hoteles y otros servicios. El CRM sirve para gestionar la relación con el cliente: contactos, oportunidades y seguimiento.
Es el módulo que muestra en la web de la agencia la disponibilidad y el precio de sus proveedores en tiempo real y permite reservar y pagar online. Puede ser B2C, para particulares, o B2B, para otras agencias y colaboradores.
Solo en parte. Un receptivo gestiona excursiones, traslados y proveedores locales que no están en los GDS, así que necesita un programa de gestión con módulos para producto propio o una integración a medida que los conecte.
Sí, si factura. Tras el Real Decreto-ley 15/2025, los sistemas deben estar adaptados el 1 de enero de 2027 para las sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto de obligados.
Depende del tipo y del número de usuarios. Como referencia, GIAV publica planes desde 14,50 € al mes por licencia y varios CRM generalistas tienen versión gratuita con límites.
En muchos casos sí, mediante las integraciones o la API del programa. Si no existe una conexión estándar, se puede desarrollar a medida.
Fuentes consultadas
Sobre el autor
Germán Gutiérrez
Development Manager en appyweb
Dirige el equipo de desarrollo de appyweb: aplicaciones web y móviles, SaaS, integraciones y arquitectura de software.
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